Dezember 17

Zeitmanagement im Handel

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Zeitmanagement im Handel

bySarina Bigge

Zwei wesentliche Faktoren bestimmen das Zeitmanagement in Handelsunternehmen. Wir zeigen Ihnen welche und geben Tipps, wie Sie das Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen zukünftig optimieren. 

Die Handelsbranche – Dynamisch & Facettenreich

Der Handel ist eine dynamische Branche mit einem höchst wechselhaften Arbeitsumfeld und einer schwankenden Arbeitsbelastung. Für Unternehmer, Führungskräfte und Angestellte ist es daher wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit bestmöglich zu nutzen.
Das Zeitmanagement im Handel ist, mit seinen vielen Facetten, fast schon eine Wissenschaft für sich. Das Thema „Zeitmanagement im Handel“ ist zudem ein beliebtes Seminar- und Fortbildungsthema sowie ein klassisches Problemfeld von Unternehmensberatungen. Für viele kleinere und mittlere Handelsunternehmen kommen derartige Angebote jedoch aus Kostengründen nicht in Frage. Mit einigen Handgriffen und etwas Aufwand gelingt auch Ihnen ein gutes Zeitmanagement im Handel – auch ohne extra Seminare!

Tipps – ohne extra Kosten!

Mit den nachfolgenden Tipps können Sie einen guten Beitrag leisten, ohne dass dies mit Kosten oder Investitionen verbunden wäre. Perfektion ist allerdings nicht das Ziel: Selbst das ausgeklügelte Zeitmanagement im Handel stößt manchmal an seine Grenzen – das gehört dazu.

Grundlegende Hinweise zum Zeitmanagement im Handel

Das Zeitmanagement im Handel ist durch zwei wesentliche Faktoren bestimmt:

  • Öffnungs- und Betriebszeiten (in denen Arbeit verrichtet wird)
  • Die verfügbare Arbeitskraft der Mitarbeiter in einer sinnvollen Einheit bemessen (Stunden pro Tag, Woche, Monat, …)

Als ersten Schritt: Das Nötigste erfassen

Sind diese Aspekte bekannt, so ist das Grundgerüst für ein gutes Zeitmanagement vorhanden. Darauf aufbauend lässt sich dieses dann bedarfsgerecht ausweiten. Auch wenn es keinen Königsweg gibt, helfen Ihnen die nachfolgenden Hinweise dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nützlich sind dabei eine kritische Selbstreflexion und die Einbindung Ihrer Mitarbeiter. Gerade der Austausch liefert wichtige Erkenntnisse, die ansonsten unberücksichtigt bleiben. Das Zeitmanagement lässt sich sowohl durch die Unternehmensführung, als durch die Mitarbeiter selbst angehen.

Ein Ladengeschäft als Beispiel:

Nehmen wir das Beispiel eines Ladegeschäfts, welches sein Zeitmanagement optimieren möchte. Zunächst stellt sich die Frage nach der benötigten Zeit, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Im Handel fallen dabei z. B. folgende Punkte ins Gewicht:

  • Wie viele Mitarbeiter müssen während der Öffnungszeiten anwesend sein?
  • Wie viel Zeit verschlingen vorbereitende Tätigkeiten, wie der Wareneingang und die Verkaufsvorbereitung?
  • Wie viel Zeit nehmen administrative Tätigkeiten (Buchhaltung, Lohnabrechnung, Controlling, andere Termine) in Anspruch?

Abgesehen von den Öffnungszeiten lassen sich andere Zeitwerte nur selten exakt beziffern. Dies ist also eine der Herausforderungen des Zeitmanagements im Handel, da es kaum möglich ist, alle Eventualitäten angemessen zu berücksichtigen.

Zeiten neu bewerten

Die zuvor gemachten Überlegungen und Ergebnisse sind in der Regel Idealwerte. In der Praxis lassen sich diese jedoch nicht immer realisieren. So gibt es zu viele unvorhersehbare Ereignisse, die ein derart striktes Zeitmanagement durcheinanderbringen können und nicht in der Hand des Unternehmens liegen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die verzögerte Lieferung von Waren durch Dienstleister.

Planen Sie Puffer ein!

Generell empfiehlt es sich also beim Zeitmanagement im Handel gewisse Puffer einzuplanen. Idealwerte können Sie etwa um 10-20 % erhöhen. Außerdem sollten Sie in einem zweiten Schritt beziffern, welche typischen Arbeiten anfallen können und wieviel Zeit diese in Anspruch nehmen. Gibt es in einem Unternehmen viele verschiedene Arbeitsbereiche, so ist es sinnvoll Mitarbeiter in diesen Prozess einzubinden. Im nächsten Schritt werden Erkenntnisse des unternehmensweiten Zeitmanagements auf die Individualebene, also die Mitarbeiter, übertragen. An dieser Stelle wird zudem evaluiert, wie viel Arbeitskraft in welchem Zeitraum benötigt wird (Stoßzeiten, Randzeiten, etc.).

Individuelles Zeitmanagement mindestens ebenso wichtig

Das Zeitmanagement im Handel ist nicht nur für die Geschäftsleitung von Bedeutung. Auch Mitarbeiter können sich mit einfachen Methoden des Zeitmanagements vertraut machen. Generell ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Viele Mitarbeiter profitieren von diesem Schritt und können dadurch Stress und Überstunden reduzieren.

Individuelles Zeitmanagement: Die Eisenhower Methode 

Unternehmen, die sich intensiv dem Zeitmanagement widmen, sollten aber immer auch bereit sein gewisse strukturelle Veränderungen vorzunehmen, wenn diese sinnvoll erscheinen. Was das bedeutet, erfahren Sie im Praxisbeispiel des letzten Abschnitts.

Kleine Änderungen vereinfachen oft das Zeitmanagement im Handel

Im ersten Schritt wird vor allem versucht, das Zeitmanagement an die gegebenen Strukturen anzupassen. Oft gelingt dies auch, oft ergeben sich jedoch auch Ansätze für kleine Veränderungen, die den Arbeitsalltag erleichtern und sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Auch hierzu dient ein Praxisbeispiel:

Bisher ist in den Abendstunden nur noch ein Mitarbeiter anwesend und hat offiziell mit Ladenschluss Feierabend. Bis dahin sind jedoch untypische Arbeiten zu erledigen, die nach Feierabend nicht mehr vergütet werden. Während also noch Kunden ins Geschäft kommen, schließt der Mitarbeiter die Fenster oder erledigt kleinere Aufräumarbeiten. Dies ist nicht nur stressig für den Mitarbeiter, sondern auch nervig für Kunden, die an einer leeren Kasse unnötig lange warten müssen.

In Zukunft wird dem anwesenden Mitarbeiter auch eine halbe Stunde nach Ladenschluss vergütet. In dieser halben Stunde hat dieser die nötige Ruhe, alle vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen.

Natürlich gibt es noch viele ähnliche Beispiele. Auch hier gilt die Empfehlung Veränderungen grundsätzlich im Team zu diskutieren. Oft lässt sich mit geschickter Arbeitsteilung oder kleinen Veränderungen Großes bewirken. Die kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter, der Geschäftsleitung und der Kunden erheblich verbessern.

posted Dezember 17, 2018

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